A la maison ou au travail, nous croulons encore sous le papier mais un peu moins qu’avant et cela grâce à la dématérialisation des documents. Impôts, banques et opérateurs de téléphonie mobile ont déjà réduit l’envoi de papier en masse et proposent une consultation des factures ou des relevés de compte en ligne. Peut-être même que votre employeur a déjà dématérialisé votre fiche de salaire ? La gestion électronique des documents (la GED) est de plus en plus présente dans notre quotidien et aussi celui dans les entreprises.
Mais reprenons du début, qu’est que la GED et à quoi sert-elle ?
La GED est un ensemble de solutions informatiques visant à gérer le cycle de vie d’un document, de sa création, son stockage, son partage à son archivage au sein d’une organisation.
Selon notre ami Wikipédia, les prémices de la GED datent du début des années 1990. Le premier logiciel développé pour la GED s’appelait Taurus et a été créé pour de la documentation technique, en l’occurrence des documents d’état civil de la mairie de Bordeaux ! Aujourd’hui, le marché de la GED est en plaine expansion.
Dématérialisation oui mais pas que
Outre sa valeur écologique avec la diminution de l’usage du papier et ses impacts sur notre environnement, les bénéfices de la GED pour une organisation vont bien au-delà. La GED permet de réduire les coûts d’achat de matériel d’impression et d’envoi des documents. Le temps de traitement par les employés est par conséquent réduit. Ils peuvent se consacrer à d’autres tâches pendant ce temps gagné. On peut également parler d’amélioration du service à clientèle. Les logiciels de traitement multi-utilisateurs offrent un accès plus rapide et plus de transparence. Les droits d’accès, les outils de sauvegarde et de sécurité limitent les risques de perte et de piratage.
La GED : que pour les grandes entreprises ?
Lorsque l’on parle de GED, on imagine tout de suite une grande entreprise style opérateur de téléphonie mobile qui émet des milliers de factures tous les mois. Mais est-ce que la GED est utile uniquement pour ces grandes entreprises-là, celles qui traitent des gros volumes de données et de documents ?
Selon Christian Weidmann, Directeur d’Efalia Suisse SA, branche suisse d’Efalia qui s’inscrit depuis plusieurs années comme un des leaders de la GED en France, la réponse est non. En effet, selon ce spécialiste de la GED, « la mise en place d’une gestion électronique des documents répond en premier lieu à une évolution inéluctable, voire même vitale, face aux évolutions du monde actuel et cela quelle que soit la taille de l’entreprise. En second lieu, la GED répond à une organisation plus efficiente, moins coûteuse, et plus rationnelle. Au contraire, les avantages peuvent être très judicieux pour une petite structure. Cela permettra simplement de dégager du temps pour l’essentiel, la finalité première de la société. »
Save the date : Séminaire sur la dématérialisation des processus RH
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